Anbud: Anskaffelse av nytt regnskapssystem for WWF

Informasjonsinnhenting forut for anbudsprosess.

Publisert 15. april 2026

WWF Verdens naturfond er en frittstående norsk miljøorganisasjon, etablert i 1970. WWFs visjon er en framtid der mennesker lever i harmoni med naturen. Vi arbeider for å verne mangfoldet av arter og økosystemer og for å sikre bærekraftig bruk av naturressurser. WWF arbeider med miljøutfordringer både i Norge og globalt, og oppnår gode resultater.

WWF spiller en viktig rolle for verdens klima og natur og har en unik posisjon med naturvernarbeid i felt over hele kloden. Samtidig jobber vi aktivt med informasjons- og påvirkningsarbeid både overfor privatpersoner, politikere, næringsliv og andre samfunnsaktører i Norge og internasjonalt.

WWF i Norge har en årlig omsetning på cirka 250 millioner kroner og vi har for tiden rundt 80 ansatte.

WWF Verdens naturfond er en ideell stiftelse med omfattende prosjekt‑ og tilskuddsfinansiert virksomhet, herunder midler fra nasjonale og internasjonale donorer. Regnskapssystemet skal understøtte høye krav til økonomistyring, transparens, sporbarhet og rapportering, samt være tilpasset revisjonskrav og donorbetingelser.

WWF Verdens naturfond inviterer med dette kvalifiserte leverandører til å melde sin interesse for levering av nytt regnskapssystem. Formålet med prosessen er å identifisere leverandører som vurderes som relevante for videre deltakelse i anskaffelsen. Utvalgte leverandører vil bli invitert til presentasjon og eventuelt til å delta i en formell tilbudsforespørsel.

1. Kort beskrivelse av leverandør og løsning

Leverandøren bes om å gi en beskrivelse av:

  • Kort om selskapet
  • Regnskapssystemet som tilbys
  • Løsningens modenhet og utbredelse i markedet
  • Relevant erfaring, særlig med:
    • ideelle organisasjoner eller stiftelser
    • prosjekt‑ og tilskuddsfinansiert virksomhet
    • virksomheter med komplekse rapporterings‑ og revisjonskrav

[Fritekst – maks 1 side]

2. Overordnet samsvar med WWF Verdens naturfonds behov

Leverandøren bes beskrive på et overordnet nivå hvordan løsningen dekker følgende hovedbehov:

Generelle krav

  • Standard regnskapsfunksjonalitet og høy brukervennlighet
  • Effektive og intuitive arbeidsprosesser
  • Driftssikkerhet, høy oppetid og profesjonell support

Prosjekt‑ og tilskuddsregnskap

  • Prosjektregnskap med støtte for flere dimensjoner, herunder:
    • hovedprosjekt / underprosjekt
    • donor og tilskudd
    • region, team/avdeling
    • bundne / ubundne midler
    • prosjektleder og andre relevante kategorier

Effektivitet og automasjon

  • Effektive rutineprosesser og høy grad av automasjon
  • Import og kopiering av bilag fra Excel
  • Reduserte manuelle trinn fra fakturamottak til utbetaling
  • Automatiske avstemminger (leverandører, kunder, anleggsmidler m.m.)
  • Opplasting og håndtering av dokumentasjon fra Office 365 (drag & drop)

Rapportering og integrasjoner

  • Gode og fleksible standardrapporter, herunder støtte for donor‑ og partnerrapportering
  • Enkel eksport til Excel i lesbare formater
  • Integrasjoner mot:
    • lønnssystem (Visma Payroll eller tilsvarende)
    • rapporteringsverktøy (for eksempel OneStop Reporting)
    • eventuelt fremtidig Grant Management System

Lisens‑ og prismodell

  • Overordnet lisens‑ og prismodell
  • Eventuelle særordninger eller rabatter for ideelle organisasjoner

[Fritekst]

3. Implementering og overgang

Leverandøren bes kort beskrive:

  • foreslått implementeringsprosess og tidslinje
  • overgang fra eksisterende system (Visma Global)
  • tilgang til historiske data

[Fritekst]

4. Bærekrafts‑ og samfunnsansvar (ESG)

WWF Verdens naturfond legger stor vekt på bærekraft, miljøhensyn og sosialt ansvar i valg av samarbeidspartnere og leverandører.

Leverandøren bes redegjøre for i hvilken grad virksomheten har et dokumentert fokus på:

  • Miljø og klima, herunder:
    • Hvor har dere størst miljøpåvirkning
    • Tiltak for reduksjon av negativ påvirkning på natur og klima
    • Relevante miljøsertifiseringer eller standarder
  • Sosiale forhold, herunder:
    • arbeidsforhold, mangfold og inkludering
    • etiske retningslinjer og krav til leverandørkjeden
    • eventuelt samfunnsengasjement
  • Styring og etterlevelse, herunder:
    • Code of Conduct eller tilsvarende retningslinjer
    • antikorrupsjon og etterlevelse av relevante lover og regler

Beskrivelsen skal være overordnet og kortfattet. Det forventes ikke full ESG‑rapportering på dette stadiet.

[Fritekst – maks 1 side]

5. Eventuelle forutsetninger eller avklaringer

Leverandøren bes opplyse om eventuelle forutsetninger, avhengigheter eller forhold som anses relevante på dette stadiet av prosessen.

[Fritekst]

6. Innlevering

Frist for innlevering:
8. mai 2026 kl. 12:00

Innleveringsmåte:
Informasjonen skal oversendes elektronisk i PDF‑format per e‑post til: tender@wwf.no

Emnefelt: «Regnskapssystem WWF Verdens naturfond»

Besvarelsen skal være kortfattet og normalt ikke overstige 5 sider, ekskludert eventuelle vedlegg.

7. Kontaktpunkt hos WWF

Spørsmål knyttet til prosessen kan rettes skriftlig til:

Heidi Mathiesen (Økonomiansvarlig) og Tim Enebakk (Økonomi- og administrasjonssjef)

E‑post: heidi.mathiesen@wwf.no, tim.enebakk@wwf.no

Alle spørsmål og svar vil bli håndtert på en måte som sikrer likebehandling av leverandørene.

8. Leverandørinformasjon

  • Firmanavn:
  • Organisasjonsnummer:
  • Kontaktperson:
  • Stilling:
  • E‑post:
  • Telefon:
  • Nettside:

Sted og dato:
Navn:
Tittel:
Signatur: